La funzione della digitalizzazione è creare, strutturare e riorganizzare le informazioni, indipendentemente dalla loro origine o formato, per renderle disponibili in modo semplice e rapido.
Digitalizzare significa concretamente convertire tutto quello che è stato stampato su carta o impresso su pellicola in un documento digitale.
Be.One.Digital ha interpretato la digitalizzazione distinguendo 5 fasi principali:
1. Catalogazione
2. Digitalizzazione
3. Conversione
4. Indicizzazione
5. Esportazione
La catalogazione è il primo passo, perché ogni archivio ha la sua storia (e non sempre è lineare). Una volta creato un catalogo, si procede fisicamente alla scansione digitale, che consente di convertire i documenti in un formato funzionale alla nuova vita dell’archivio. Questa nuova mole di informazioni viene indicizzata con i Metadati, permettendo la ricerca dettagliata anche di una singola stringa. L’ultimo passo è la riconsegna al cliente, proprietario di un nuovo archivio virtuale.
Be.One.Digital esegue dunque trattamento documentale “Archivio completo”
Nel 1994 un giornalista chiese a Bill Gates perché fosse importante avere un computer in un ufficio.
Lui rispose mostrando una foto, aggiungendo:
“This CD can hold more information than all the paper that’s here below me”
(Questo CD è in grado di contenere più dati di tutta la carta in questa foto).
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